Как метод смарт повышает эффективность поставленной задачи и поддерживает мотивацию сотрудников?

Одним из краеугольных камней хорошего управления является согласование целей между руководителями и подчиненными. В таком случае становится проще объективно оценивать производительность и составлять эффективные планы профессионального развития сотрудников. Вот почему крайне необходимо знать, как правильно ставить задачи. В этой статье я расскажу вам, как этого можно добиться.

Правильно поставленные задачи — очень эффективное средство управления. Умные задачи служат одним из самых главных мотивирующих факторов в менеджменте, а также являются одним из ключевых факторов успешного проведения аттестации сотрудников. Рекомендую к использованию всем менеджерам, стремящимся овладеть этим ключевым навыком для развития персонала.

Как правильно ставить мотивирующие задачи по системе SMART?

Часто неудачи сотрудников происходят, если поставленные перед ними задачи не верно сформулированы. Пример неправильной задачи:

В следующем году вы должны больше общаться с остальными членами команды.

Что вы думаете о такой задаче? Выберите правильный ответ:

  1. Задача хорошо сформулирована.
  2. Формулировка слишком неопределенная – задача слишком расплывчатая. Мы не знаем, как именно надо больше общаться и что для этого делать. Эта задача неконкретна.
  3. Задачи не должны касаться поведения.
  4. Каждый должен стремиться больше общаться.

Как вы уже догадались — правильный ответ в этом списке стоит под №2.

Я предлагаю легкий способ овладеть техникой SMART и для этого введу 5 правил. Нетрудно догадаться, что 5 правил соответствуют количеству букв в аббревиатуре SMART.

Правило №1

S — Specific – конкретная задача отвечает на вопросы: Что? Кто? Где?

Хорошо сформулированная задача должна быть конкретной, иначе говоря :

  • Простая
  • Точная
  • Определенная

Пример: В следующем году вы должны сделать так, чтобы информация (что?), которой вы владеете, лучше распространялась среди ваших коллег.(где? кто?)

Можно ли сказать, что конкретная задача это хорошая задача? Как вы думаете, правильно ли поставлена теперь эта задача:

В следующем году вы должны сделать так, чтобы информация, которой вы владеете, лучше распространялась среди ваших коллег.

Правильный ответ — нет. Эта задача не поддается измерению. Кроме того у нее нет сроков выполнения. Поэтому далее вводим сразу два правила.

Правило №2

M — Measurable – измеряемая — Количественная оценка. Отвечает на вопрос: Сколько?

Правило №3

T — Time–Framed – ограничена по времени. Сроки выполнения задачи. Отвечает на вопрос: Когда?

Пример:

Каждый понедельник (когда?) проводить рабочие совещания, продолжительностью в 40 минут, с участием всех 20 сотрудников (сколько?), работающих над проектом X.

Казалось бы теперь все понятно — пора озвучивать задачу? Не спешите. Не все так просто. Как вы собираетесь эту задачу контролировать? Это всего лишь намерение, а его нельзя контролировать. Успешность выполнения этого действия нельзя оценить объективно. Это чаще всего и приводит в последствии к спорам и конфликтам.

Как превратить намерение в задачу?
Нужно научиться переформулировать намерение в задачу. Найдите способ измерить успех осуществления этого намерения в рабочей обстановке. В итоге должна получится задача.

Задание: Можете ли вы переформулировать это намерение в задачу?

Пример:

Лучше управляйте проектом X.

Шаг 1. Намерение выражено в конкретных условиях.

Пример:

Организовать на регулярной основе совещания со всеми участниками проекта X.

Шаг 2. Намерение выражено в конкретных условиях плюс есть критерии, по которым можно оценить выполнение задачи в рабочих ситуациях плюс указаны точные сроки выполнения.

Пример:

Каждый понедельник проводить рабочие совещания, продолжительностью в 40 минут, с участием всех 20 сотрудников, работающих над проектом X и предоставлять отчет по итогам проведения совещания до 18.00. каждый понедельник мне на почту.

Правило №4

А — Accessible – Выполнимая (достижимая)

Это значит, что кто-то уже справлялся с этой задачей в компании или на рынке (уже достигнутый) и есть наличие необходимых ресурсов для выполнения (навыков и умений для выполнения сотрудником задачи).

Правило №5

R — Realistic – реалистичная. Это значит, что задача:

  • соответствует рыночной обстановке и стратегии компании
  • адаптирована к непосредственной рабочей обстановке сотрудника
  • не должна противоречить другим задачам, стоящим перед ним.

Достижимость и реалистичность — факторы, которые вы должны учитывать, чтобы поставленная задача мотивировала сотрудника.

Краткий обзор 5 правил постановки задач по методу смарт

S M A R T

S M T – Метод превращения намерения в задачу

A R — Мотивация (мотивирующие задачи). Достижимость и реалистичность — факторы, которые вы должны учитывать, чтобы поставленная задача мотивировала сотрудника.
Их надо индивидуализировать.

N!B! Индивидуализация: то, что подходит одному, совершенно неприменимо к другому и все, что годится в одних условиях станет невозможным в других.

Пора отработать полученные знания на практике. Предлагаю вам выполнить три кейса.

Кейс №1

Описание кейса:

Алексей — торговый представитель (работает 1 год) в компании по продажам бытовой техники. Стратегия компании заключается в продолжении захвата рынка в России. (Итальянская компания – 5 лет на рынке России, но все еще придерживается стратегии захвата рынка). Отвечает за базу в 20 клиентов; посещения: 3 раза в день.

Владимир — директор по продажам: отвечает за постановку задач.

Основной критерий контроля: Количество посещений в день

Цели посещения:

  1. Поиск новых клиентов или визит к рабочим клиентам для закрепления отношений.
  2. Для посещений с целью исследований: ожидаемый процент результативных визитов.

Поможем Владимиру определить задачи Алексею на год.

Как вам вариант такой постановки задачи:

  • 10 посещений каждый день и повышение объемов заказов от существующих клиентов на 15%.

Правильный ответ: Эта задача конкретна, поддается измерению и ограничена во времени. Однако, мне не кажется, что задача, которую Владимир собирается поставить перед Алексеем, сформулирована хорошо.

  • Во-первых, не реалистично ожидать от Алексея 10 посещений вместо 3. Такие задачи называются невыполнимыми.
  • Во-вторых, задача не согласуется со стратегией захвата рынка, которую ведет компания.

Нелогично просить Алексея уговаривать клиентов повышать заказы, когда на самом деле он должен концентрироваться на поиске новых клиентов. Данная задача не реалистична.

Кейс №2

Описание кейса:

1. Игорь – 5 лет в компании, 3 посещения в день, 100 клиентов, отвечает за Центральную Россию.
2. Алексей – 1 год, 3 посещения, 20 клиентов, отвечает за северо-запад России.
3. Владимир должен адаптировать базовую задачу под способности каждого из них.

С учетом производительности Алексея и Игоря, их опыта и текущей стратегии компании, какие задачи вы выберите для Алексея и Игоря?

  1. 5 посещений для обоих представителей
  2. 5 посещений для Алексея и 5 посещений для Игоря
  3. 6 посещений для Алексея и 4 для Игоря

Правильный ответ под номером 2.

Разбор кейса:

Задачи Игоря: 100 клиентов. Хотя компания и ставит стратегию захвата рынка, для него задача не завоевание новых клиентов, а закрепление отношений с рабочими клиентами. Поэтому на данном этапе бесполезно ставить перед ним амбициозные задачи. Для него задача индивидуальная.
Задачи Алексея: тактика захвата – перед ним лучше поставить амбициозную задачу, которая будет стимулировать его. Таким образом задача Алексея менее индивидуальна, она просто соответствует тактике захвата рынка.
Этот пример показывает, что задачи также должны быть адаптированы к индивидуальным условиям, вне зависимости от положения и ситуации в компании.

Основные положения, которые нужно запомнить.

10 золотых правил постановки задачи

  1. Задача должна ставиться в простой и краткой форме (1-2 предложения на определенную тему).
  2. Задача полезна, если она описывает цель, к которой надо стремиться.
  3. Задача должна поддаваться количественному измерению и иметь сроки выполнения.
  4. По возможности задача должна быть амбициозной. Задача должна содержать сложность и риск, но всегда оставаться реалистичной, т.е. выполнимой.
  5. Чтобы задача мотивировала — сотрудники должны принять ее. Руководителю нужно проконтролировать, что сотрудники придерживаются данной задачи. Для этого должны использоваться наиболее подходящие для каждой ситуации управленческие подходы.
  6. Задача всегда подразумевает, что существуют средства для ее выполнения.
  7. Задача с количественным результатом должна по возможности сопровождаться задачей с качественным результатом.
  8. Индивидуальная задача должна быть согласована с задачами команды.
  9. Нельзя назначать слишком много задач: надо расставлять приоритеты.
  10. Существуют определенные шаги выполнения задачи. Такая последовательность дает возможность внести изменения при необходимости.

Пример постановки задачи по SMART:

Кейс №3.

Описание кейса:

Валерий: ответственный руководитель
Константин: финансовый менеджер

Определение задачи: реструктуризировать дорожные расходы, возмещаемые торговым представителям.

Рабочая ситуация: В данный момент более 20% дорожных расходов торговых представителей не могут быть отнесены ни к одному отделу бухгалтерского учета.

Вот какую задачу Валерий поставил Константину:

Мне нужно, чтобы в этом году вы отнесли к какому–либо отделу бухгалтерии все дорожные расходы торговых представителей во время вызовов по обслуживанию клиентов. Используйте новое программное обеспечение… В ближайшие 2 месяца вам нужно сократить расходы, которые не поддаются учету до 5 %.

Что вы думаете о задаче, поставленной Валерием? Является ли она:

  • Конкретная?
  • Измеряемая?
  • Выполнимая?
  • Реалистичная?
  • Ограниченная во времени?
  • Амбициозная?
  • Индивидуальная?

Правильный ответ: Задача не очень индивидуальна, она продиктована потребностями компании и не зависит от обстоятельств Константина. Тем не менее  данная задача поставлена верно.


Овладение навыком постановки задач по SMART является одним из важнейших управленческих навыков. SMART-задачи определяют дальнейшие действия сотрудников и ясно дают им понять: чего и когда ждать в результате выполнения ими поставленных задач.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *